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UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO
FACULDADE DE FILOSIFIA, CIÊNCIAS E LETRAS DE RIBEIRÃO PRETO
CIÊNCIAS DA INFORMAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO

BRUNOCESAR RODRIGUES
DANIELE PEDROSO
PAULA BÁBOLA PINHEIRO
VALMIR SÉRGIO BOMBONATTI





QUESTÕES – JOHANNA SMIT*




Trabalho apresentado como requisito parcial de aprovação na disciplina Representação Descritiva II, ministrada no segundo semestre de 2007, no curso de Ciências da Informação e Documentação.

Docente: Cristina Dotta Ortega.








Ribeirão Preto
2007

1) Com relação à necessidade apontada de registrar a informação, discuti-la no âmbito da Biblioteconomia, da Arquivística e da Museologia.

Segundo Smit, uma informação não registrada não se recupera e possui finalidade momentânea. Em um determinado momento a informação é codificada, transmitida, decodificada e se dissipa, não deixando uma forma de retomá-la/(re)transmiti-la no futuro. O registro, seja ele textual, sonoro, tridimensional etc., é a forma de garantir que outras pessoas tenham acesso às informações relatadas em um dado momento/local por algum motivo ou razão. O registro torna a informação, em certa medida, mais palpável, mais fácil de transportá-la a lugares distantes de suas origens. Sendo registrada, a informação diminui sua fragilidade. 
A informação registrada possui valor maior que a não registrada, visto a possibilidade de que a primeira pode ser retomada em outro momento ou local. O consumo dessa informação não registrada fica condicionado às variáveis temporais e espaciais, o que não permite retomá-la, caso necessário, ou, se retomada, através da tradicao oral, por exemplo, não será exatamente a mensagem que foi transmitida, visto o fato dessa (re)transmissão sofrer alterações ao longo dos tempo, a cada vez que é repassada.
Devido à fragilidade informacional, convencionou-se o registro dessas informações, visando a possibilidade de (re)transmissão em momentos necessários. Assim, surgiram formas diferenciadas de registro, provocando também o aparecimento de instituições diversificadas responsáveis pela guarda destes registros.
Como exemplo, temos os arquivos, que compreendem um "conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade  coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte". Outra definição vem dizer que um arquivo é uma "instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos" (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 27).
Nesta instituição, o registro dos documentos, comumente, é realizado seqüêncialmente, ou seja, conforme a numeração, data ou outro fator que indique o seqüênciamento documental produzido pela entidade. A guarda dos mesmos também segue tal seqüência.
Há também as bibliotecas, que se preocupam com a guarda do registro do conhecimento humano, seja este em formato de livro ou periódico, além de outros formatos. Através destes registros, esta unidade também produz outra forma de registro, que são os catálogos, formas de representação bibliográfica do conhecimento registrado. A forma de registro, nesta entidade, é realizado conforme o conteúdo dos documentos, ou seja, utiliza-se tabelas de classificação para organização do conhecimento.
Completando o trio das irmãs, 3 Marias, como denomina Smit, temos os museus, unidade que se preocupa com a guarda de objetos tridimensionais. Estes objetos são representações de um contexto histórico, ideológico, de uma determinada época, entidade, fato ocorrido etc., recolhidos por esta unidade. O museu é uma unidade que pode conter os mesmos documentos que residem em uma biblioteca ou arquivo, porém, a preocupação desta unidade não está necessariamente voltada ao conteúdo em si, mas a informação proporcionada pela tridimensionalidade dos documentos.
Enfim, segundo Smit (2000), "a informação presente nas instituições coletoras de cultura (como a própria autora denomina as unidades supracitadas) varia de acordo com os objetivos das respectivas instituições". Ou seja, não são documentos predominantes em seus acervos que determinam a tipologia institucional, mas sim seus objetivos. Grosso modo, os arquivos são unidades que tanto produzem como guardam os documentos que representam um fluxo funcional ou intelectual da entidade, nas bibliotecas os livros e periódicos representam a informação (produto da reflexão humana) estocada e nos museus os objetos representam a sociedade ou um indivíduo da mesma, que gerou ou utilizou tal objeto, mas nada impede que um determinado objeto/documento que é predominante em uma determinada instituição seja representado em outra com finalidade diferenciada.
Independentemente dos objetivos e critérios que determinam o estoque de informação para cada instituição, estas possuem objetivos/missões em comum: organização, guarda e disponibilização dos produtos que representam informações, institucionalizando os mesmos.
Com relação à questão colocada, discorrer sobre como se dá, nas três áreas citadas, o registro (intencional) dos conhecimentos produzidos pelo homem diferenciando, neste sentido, o objeto informacional e sua representação. Ver com Valmir o que ele acha desse comentário.

2) Com relação à necessidade apontada de estocagem de objetos pelas instituições coletoras de cultura, discuti-la no âmbito da Biblioteconomia, da Arquivística e da Museologia.

Como apontado na questão anterior, a coleta de objetos/documentos se dá pela necessidade de guarda de informações que foram registradas, com o intuito de que outro(s) possa(m) retomá-las. Esta coleta e guarda é realizada conforme o objetivo e/ou consenso estabelecido pelas instituições coletoras de cultura.
No caso dos arquivos, os documentos são guardados com o intuito de comprovar algo, sendo muitas vezes descartados quando vence o prazo de guarda estabelecido por tabelas de temporalidade. Porém, há documentos que nunca são descartados. Os motivos para isso podem ser dois: primeiro, o documento pode ser considerado sempre atual, comprovando a existência da entidade. A este tipo de arquivo denomina-se arquivo corrente que por definição é um "conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração" (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 29). Como exemplo, temos os protocolos previdenciários que, enquanto uma pessoa estiver viva, não podem ser descartados por seu valor comprobatório. O segundo motivo que impede o descarte de um determinado documento é o valor histórico atribuído a ele. A este conjunto de documentos denomina-se arquivo permanente, também conhecido como arquivo histórico e pejorativamente chamado de arquivo morto. Como exemplo temos o Arquivo Nacional, onde a salvaguarda dos documentos comprova parte da história de um país.
As bibliotecas coletam seus documentos conforme a necessidade de um público específico. Para isso, é necessário que se faça um estudo de comunidade onde se busque estabelecer as necessidades de seus usuários. Após tal estudo, a constituição do acervo se dá, em geral, através de compra, mas também pode ser constituído através de doações realizadas pela comunidade ou outras instituições. Em seguida, é realizado o tratamento das obras com o intuito de organizar sistematicamente as mesmas, facilitando o acesso ao acervo.
Nos museus, a preocupação é a exposição dos objetos por sua tridimensionalidade e não por seu conteúdo. Entretanto, muitas das vezes, são constituídos arquivos e/ou bibliotecas dentro de museus onde constam documentos que representam de alguma forma o objeto exposto ou possibilitam o estudo em relação ao mesmo. Assim como na biblioteconomia, a museologia também se preocupa com representação e o tratamento das informações em relação a seu acervo, constituindo uma forma de guarda dos objetos/documentos sistematizada. A coleta destes objetos é realizada, assim como nas bibliotecas, por consenso institucional. Àquilo que possui ou poderá possuir caráter histórico e/ou informacional é garantido sua guarda.
Por fim, assim como o que caracteriza uma instituição são seus objetivos, a coleta de objetos/documentos que constituem seu acervo, além do consenso, também se define através dos objetivos da instituição.
Contudo, com relação às três áreas, há diferenças quanto à guarda e disponibilização dos objetos? Os processos de informação nas três áreas sempre implicam nas operações citadas? Ver com Valmir o que ele acha desse comentário.

3) Como definir distintamente documento eletrônico e documento virtual?

Definir distintamente documento eletrônico e documento virtual não é tarefa das mais fáceis. Em consulta a autores vários, percebe-se a falta de consenso quanto às características que definem um diferentemente do outro, ou seja, para a maioria, um documento está contido no outro ou estão entrelaçados de tal forma que sua diferenciação se torna quase impossível.
Ao buscar definições mais sólidas, encontramos o Dictionary for Library and Information Science, onde temos que, primeiramente, documento é um termo genérico para uma entidade física de qualquer substância na qual é gravado todo ou parte de um ou mais trabalhos com o propósito de transferir ou preservar conhecimento. Nas palavras do teórico Marshall McLuhan, um documento é um meio na qual a mensagem (informação) é comunicada. Os formatos dos documentos incluem manuscritos, publicações impressas (livros, panfletos, periódicos, informativos, mapas, impressos etc.), microformas (cópias fotográficas reduzidas de textos e/ou imagens), mídias, recursos eletrônicos (materiais consistindo de dados e/ou  programas de computador codificados para leitura e manipulação por computador), entre outros.
Seguindo a linha do mesmo dicionário, texto eletrônico constitui as palavras usadas por um autor para expressar pensamentos e sentimentos apresentados de forma digital, como oposição à forma impressa ou manuscrita. No caso, virtual vem a ser um adjetivo referindo-se a atividades, objetos, existências e lugares que não têm realidade física porque existem somente na forma digital (no ciberespaço), por exemplo uma caixa de e-mails ou um shopping eletrônico. (então o documento virtual não existe fisicamente?; existe como? é uma abstração?)
A partir daí podemos diferenciar, então, documento eletrônico do virtual, onde, documento eletrônico é o documento decodificado por computador (cujos dados estão codificados e gravados em algum tipo de suporte legível pelo mesmo – através de leitura magnética, óptica, por exemplo. Documento virtual, apesar de também ser decodificado por computador (então ele existe fisicamente...) , é acessado por uma rede de comunicação entre computadores, podendo ser a internet  ou uma intranet, e não está gravado em um suporte no computador de quem acessa mas no computador do outro lado da rede (servidor). Este documento não tem, assim, realidade física para quem acessa (uma informação que pode ser acessada e utilizada, e que não veio de outro ser humano, não tem realidade física?) e os dados que o compõem estão apenas na memória volátil do computador, perdendo-se quando a memória é utilizada para outra função ou quando se desliga a máquina. Ao efetuar o download deste documento via rede e após gravado em algum suporte (magnético / óptico, de forma que possa ser novamente recuperado sem necessidade de acesso via rede) tal documento passa a ser eletrônico. Enquanto o documento não está no computador de alguém, mas está na Internet, ele é etéreo? Sob qual codificação ele foi gerado?
Uma outra concepção, porém quase a mesma, é a do Arquivo Nacional (2005), onde documento digital é um "documento codificado em dígitos binários, acessível por meio de sistema computacional" e documento eletrônico é um "gênero documental integrado por documentos em meio eletrônico ou somente acessíveis por equipamentos eletrônicos, como cartões perfurados, disquetes e documentos digitais" (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 75). Segundo a fonte abaixo, está OK. Contudo, estas categorizações ainda estão em processo de refinamento.
42. Espécie Documental - Divisão de gênero documental, que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da Informação, como ata, carta, decreto, fotografia, memorando, ofício, plantas, relatório.
43. Gênero Documental - Reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e a forma de registro da informação, coleio documentação audiovisual, documentação cartográfica, documentação iconográfica, documentação informática, documentação micrográfica, documentação textual.
http://www.tc.df.gov.br/silegisorig/tcdf/port/presi/por-1998-00052-999-01.html
Em certa medida (certa medida, ou medida completa? Não entendi: é isso ou não é isso?), entende-se por documento eletrônico como aquele que necessita de equipamentos especiais para leitura de seus arquivos, havendo também a necessidade de deslocamento tanto do suporte onde foi gravada a informação como também do aparato eletrônico de leitura. Já o documento virtual está armazenado na web, a qual pode ser acessada por qualquer computador em qualquer localidade, desde que conectado à rede de computadores através da internet. (rever esta questão, com auxílio do Valmir.)

4) Como a relação entre informação e conhecimento se dá na atuação das instituições citadas?

Segundo Smit (2000), não é a simples disponibilização de informação que irá garantir a constituição do conhecimento. Entretanto, a visão geral que se tem das instituições coletoras de cultura é a de que elas são meros depositários de informação e que apenas o processo de decodificação, por meio de reflexões pelo usuário garantirão a constituição de conhecimento.
Em certa medida, isto não deixa de ser verdade. O conhecimento somente será gerado pela apropriação das informações por parte do usuário. Para isso, as instituições assumem um importante papel de distribuição informacional, contribuindo para a reflexão do indivíduo.
Concordando com Smit, de que apenas disponibilizar informação não constrói conhecimento, acredita-se que as instituições podem se envolver mais diretamente no sistema educacional, tendo em vista colaborar para o desenvolvimento intelectual de seus usuários, sem ultrapassar a barreira do raciocínio individual, ou seja, as instituições podem ter participação maior e mais direta sem interferir na maneira de pensar de cada individuo, permitindo e até mesmo desenvolvendo seu senso crítico autônomo.
Uma das formas de interferência no processo intelectual pode ser na forma de divulgação de informações contidas nos acervos, assim melhorias nas formas de acesso aos mesmos. O treinamento do usuário para realização de buscas nestes acervos e o trabalho conjunto entre instituição e usuário, em busca de maior visualidade informacional, também são fatores de grande importância que podem ser abordados/elaborados pelas instituições, contribuindo para o senso crítico deste usuário.
Com esta aproximação da instituição e usuário, o provérbio citado por Smit como ilustração, dizendo que as instituições dão o peixe mas não ensinam a pescar poderá mudar, passando a ser a instituição fornecendo o material e dando orientação, formação, treinamento de como pode ser realizado o trabalho para que o usuário possa buscar pescar ele mesmo o peixe que deseja/necessita.

5) Caracterizar a informação documentária sob o ponto de vista da descrição dos documentos que registram a informação e descrição da informação contida nos documentos.

Para Smit (2003), o gerenciamento de estoques informacionais e sua utilização podem ser distribuído em 3 grandes grupos de atividades, sendo: a Gestão da memória (seleção, coleta e avaliação de documentos e estoques informacionais); a Produção de informação documentária (representação da informação estocada e conseqüente produção de informação documentária (bases de dados, catálogos, resumos, etc.)) e a Mediação da informação (a comunicação de informações objetivando uma efetiva transferência da informação, em função das necessidades informacionais dos usuários).
A "informação documentária" é, segundo Smit, produto de um trabalho de natureza documentária, ou representacional e não deve ser confundida com informação produzida pelos demais segmentos da sociedade e estocada nas instituições.  A informação documentária constitui um elo na cadeia do fluxo e utilização da informação, é um meio para atingir um fim, que é o de servir a sociedade, ou a um grupo de usuários específicos, através do resgate da informação pretendida, de forma rápida, fácil e eficiente. Dessa maneira faz-se necessário tanto a descrição de cada documento, elaborando uma representação do mesmo de forma que se permita sua recuperação, quanto a descrição ou representação de seu conteúdo, área ou temas que aborda. Assim, sua recuperação pelos usuários pode se dar tanto pela busca direta do mesmo quanto numa busca por assuntos e não propriamente por aquela obra específica. Os meios para essa recuperação são constituídos pelas informações documentárias. Segundo a mesma autora, enquanto na Arquivologia, por exemplo, a produção desta informação refere-se a um processamento técnico, na Biblioteconomia refere-se a representação e recuperação da informação. Problema! O que precisamente a autora disse? Processamento técnico era a expressão utilizada pela atividade de tombamento, catalogação e indexação em bibliotecas, ou seja, a atividade de representação documentária. 


REFERÊNCIAS


ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, 2005. 232p.; 30cm. – Publicações Técnicas; nº 51. Disponível em <http://www.conarq.arquivonacional.org.br>. Acesso em 30 set. 2007.

REITZ, Joan M. ODLIS — Online Dictionary for Library and Information Science. Extraído de <http://lu.com/odlis/search.cfm>. Acesso em 30 set. 2007.

SMIT, Johanna W. Arquivologia/biblioteconomia: interfaces das ciências da informação. Rev. Informação & Informação, Londrina, v. 8, n. 2, jul./dez. 2003 Disponível em  <www.uel.br/revistas/informacao>. Acesso em 30 set. 2007.

SMIT, Johanna W. Informacao. In: UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO. Escola de Comunicações e Artes. Instituto de Estudos Brasileiros. Organização de arquivos: XIV curso de especialização. São Paulo, 2000. p. 20-31.



* Trabalho ainda em desenvolvimento, com possibilidade de sofrer alterações.